Najważniejsze
Brak zapłaty powinien uruchomić proces określony w firmie i warunkach ubezpieczenia. Nie warto czekać, aż klient przestanie odpowiadać przez wiele tygodni. Istotne mogą być terminy zgłoszeń, dalsze dostawy i uzgodnienia dotyczące spłaty.
Zweryfikuj saldo i przyczynę opóźnienia
Sprawdź poprawność faktury, potwierdzenie dostawy, uzgodniony termin i ewentualne płatności nieprzypisane. Ustal, czy klient zgłasza spór, prosi o odroczenie, czy nie przedstawia wyjaśnienia. Te sytuacje mogą wymagać innego postępowania.
Zapisuj fakty i daty. Telefoniczne zapewnienie o przelewie warto potwierdzić w korespondencji, ale nie traktować go jako zmiany warunków polisy.
Otwórz harmonogram obowiązków z umowy
Odszukaj terminy zawiadamiania o braku płatności i zasady przekazania sprawy do windykacji. Sprawdź postępowanie przy odroczeniu, ugodzie i nowych dostawach. Nie stosuj terminu zapamiętanego z innego produktu lub poprzedniej umowy.
Jeżeli decyzja wymaga zgody ubezpieczyciela, uzyskaj ją odpowiednim kanałem i zachowaj potwierdzenie. Wewnętrzna akceptacja dyrektora handlowego nie zastępuje uzgodnienia wymaganego warunkami ochrony.
Przykład modelowy: nowe zamówienie ma spłacić stare
Klient zalegający z fakturą deklaruje, że zapłaci po sprzedaży kolejnej partii. Przed nową wysyłką trzeba ocenić zarówno ryzyko biznesowe, jak i zasady polisy. Sam niewykorzystany nominalny limit nie powinien być traktowany jako odpowiedź na problem przeterminowania.
Teczka należności
- Umowa, zamówienie i dokument potwierdzający wykonanie.
- Faktura, termin oraz historia rozliczeń.
- Korespondencja o opóźnieniu i zgłoszonym sporze.
- Decyzja limitowa z właściwego okresu.
- Zawiadomienia, instrukcje i potwierdzenia wymagane przez ubezpieczyciela.
Ustal zastępstwo i eskalację
Terminy nie powinny zależeć od tego, czy jedna osoba wróciła z urlopu. W rejestrze wpisz właściciela, zastępcę i datę kolejnej czynności. Raport dla sprzedaży powinien pokazywać nie tylko kwotę zaległości, lecz także dozwolone dalsze działania według przyjętej procedury. Ubezpieczenie należności działa w określonych granicach; sprawna obsługa pomaga utrzymać porządek potrzebny do oceny roszczenia.
Przeczytaj również
Źródła i dalsza lektura
O zakresie ochrony decydują warunki konkretnej umowy. Przykłady modelowe ilustrują sposób analizy; nie opisują rzeczywistych spraw klientów.
BTLA Broker / porozmawiajmy
Sprawdź ochronę swojej firmy.
Napisz, czego dotyczy Twoja sytuacja. Wskaż rodzaj działalności i temat, który chcesz omówić.
