Termin płatności minął, klient obiecuje przelew, a dział sprzedaży chce kontynuować dostawy. W tej sytuacji potrzebujesz dwóch równoległych działań: odzyskiwania pieniędzy i wykonywania obowiązków wynikających z polisy. Jedno nie zastępuje drugiego.
Zacznij od ustalenia faktów
Sprawdź, czy faktura została wysłana właściwemu podmiotowi, czy prawidłowo ustalono termin oraz czy wpłata nie została zaksięgowana na inne saldo. Oddziel zwykłe opóźnienie od reklamacji, potrącenia lub kwestionowania wykonania umowy. Zapis „klient nie płaci” jest zbyt ogólny, aby sensownie zdecydować o dalszych krokach.
Atradius Collections podkreśla znaczenie szybkiego kontaktu po opóźnieniu. W firmie warto przypisać tę czynność konkretnej osobie i dokumentować odpowiedzi. Własny kalendarz kontaktu nie może jednak przesłaniać terminów z umowy ubezpieczenia.
Otwórz polisę przed kolejną obietnicą klienta
Z dokumentów ustal, kiedy i komu zgłasza się brak płatności, jakie informacje trzeba przekazać oraz jak postępować z nowymi dostawami. Nie przyjmuj, że termin zgłoszenia roszczenia odszkodowawczego jest jedyną datą, której musisz pilnować. Raportowanie opóźnienia, przekazanie sprawy do windykacji i późniejszy wniosek o odszkodowanie mogą być odrębnymi etapami.
Zamiast przepisywać wszystkie warunki do luźnej notatki, zrób kartę zdarzenia z odnośnikami do konkretnych punktów umowy. Oznacz osobę odpowiedzialną i zastępstwo. Nie zakładaj, że broker lub ubezpieczyciel automatycznie dowiedział się o opóźnieniu z księgowości.
Uzgodnij dalsze dostawy i zmiany terminu
Prośba odbiorcy o dodatkowe 30 dni może być biznesowo zrozumiała, ale przed zgodą trzeba ocenić jej skutki dla ochrony. Zapisz pierwotny termin, proponowaną zmianę i przyczynę. Poproś o potwierdzenie, czy i na jakich zasadach zmiana mieści się w umowie. Podobnie postępuj z ugodą, ratami, zwolnieniem zabezpieczenia lub kolejnym zamówieniem.
Przykład modelowy: odbiorca zalega z 60 tys. zł i prosi o dostawę za kolejne 25 tys. zł. Tłumaczy, że nowe towary pozwolą mu spłacić poprzedni zakup. Przed decyzją rozdziel chęć utrzymania klienta od analizy dodatkowego zaangażowania. Sporządź osobno zestawienie zaległości oraz warunki nowej sprzedaży. Obietnica zapłaty nie jest potwierdzeniem ochrony.
Przygotuj uporządkowany pakiet dokumentów
- Umowa lub zamówienie i uzgodnione warunki płatności.
- Faktury, korekty i historia wpłat przypisanych do odbiorcy.
- Dowody dostawy lub wykonania usługi.
- Aktualna i wcześniejsze decyzje limitowe istotne dla transakcji.
- Korespondencja o opóźnieniu, reklamacji i planach spłaty.
- Potwierdzenia wykonanych zgłoszeń wraz z datą i zakresem.
Zachowuj oryginały i spójną chronologię. Udostępniaj dokumenty uzgodnionym, bezpiecznym kanałem. Formularz rozpoczynający kontakt nie służy do przesyłania całej dokumentacji kontrahenta.
Co, jeśli polisy wcześniej nie było?
Nowe ubezpieczenie nie jest automatycznym sposobem naprawienia już znanego braku zapłaty. Rozmowa może dotyczyć ochrony przyszłej sprzedaży, a dochodzenie istniejącej należności wymaga osobnej oceny. Nie należy przedstawiać przeterminowanego salda jako nowej, nieznanej transakcji.
Omów z BTLA Broker ochronę bieżącej i przyszłej sprzedaży. Jeśli temat dotyczy sporu prawnego, zakres takiej pomocy ustala się odrębnie.
Pytania przed decyzją
Czy sama polisa oznacza natychmiastową wypłatę po terminie faktury?
Nie. Trzeba sprawdzić zdarzenie objęte ochroną, procedurę, dokumenty i terminy danej umowy.
Czy obietnica przelewu zwalnia z raportowania opóźnienia?
Nie zakładaj tego. Wykonuj obowiązki wynikające z polisy niezależnie od ustnych zapewnień odbiorcy.
Źródła i dalsza lektura
Materiały źródłowe sprawdzono 27.10.2026. Opis pojedynczego produktu nie jest zasadą dla całego rynku. Zakres ochrony wynika z konkretnej umowy. Przykłady modelowe służą objaśnieniu sposobu analizy i nie opisują rzeczywistych spraw klientów. Zapytanie nie uruchamia ochrony ubezpieczeniowej.