Najważniejsze
Do audytu nie wystarczy ostatnia polisa. Potrzebne są również warunki ochrony i informacje o tym, jak firma działa dzisiaj. Dobrze przygotowany komplet dokumentów skraca wymianę wiadomości i pozwala sprawdzić faktyczne luki.
Załóż jeden folder z aktualnymi dokumentami
Umieść w nim polisy, aneksy, ogólne warunki ubezpieczenia, klauzule dodatkowe oraz wnioski i ankiety, na podstawie których zawarto umowy. Zachowaj również potwierdzenia zmian zgłaszanych w trakcie roku. Sama strona z sumą ubezpieczenia nie pokaże ograniczeń zapisanych w załącznikach.
Każdy plik nazwij według prostego schematu: spółka, rodzaj ochrony, okres i rodzaj dokumentu. W grupie kapitałowej dodatkowo sprawdź, które podmioty są rzeczywiście wymienione jako ubezpieczone. Podobna nazwa handlowa nie przesądza o ochronie wszystkich spółek.
Poproś działy o konkretne informacje
- Księgowość: ewidencję środków trwałych, wartości zapasów i dane o przychodach.
- Operacje: lokalizacje, opis procesów, kluczowe urządzenia i planowane inwestycje.
- Sprzedaż: wzory umów oraz wymagania klientów dotyczące odpowiedzialności i polis.
- HR: strukturę zatrudnienia i zasady obecnych świadczeń pracowniczych.
- IT: opis systemów, zależności od dostawców i potwierdzone zabezpieczenia.
Przekazuj dane adekwatne do celu. Do pierwszej analizy benefitu zwykle wystarczą informacje zbiorcze; nie wysyłaj od razu dokumentacji medycznej ani pełnych akt pracowniczych. Zakres danych osobowych i bezpieczny sposób przekazania ustal osobno.
Przykład modelowy: działalność wyprzedziła polisę
Spółka wcześniej sprzedawała urządzenia, a teraz również je instaluje. W dokumentach ubezpieczeniowych pozostał opis handlu. Audyt powinien wskazać tę rozbieżność, wyjaśnić możliwe znaczenie dla ochrony i zaproponować uzgodnienie zakresu. Samo dopisanie nowego PKD w rejestrze firmy nie jest potwierdzeniem zmiany polisy.
Dobry raport kończy się listą decyzji
Przy każdej uwadze oczekuj odniesienia do konkretnego dokumentu, opisu skutku i propozycji działania. Rozróżniaj błąd danych, niejasny zapis, brak ochrony oraz świadomie zaakceptowane ograniczenie. Każda z tych sytuacji wymaga innej reakcji.
Ustal kolejność: co wymaga pilnego wyjaśnienia, co można zmienić aneksem, a co negocjować przy odnowieniu. Przypisz właściciela i termin. Na końcu poproś o wersję raportu z odnotowanymi decyzjami zarządu. Audyt jest najbardziej użyteczny wtedy, gdy ktoś może na jego podstawie wykonać konkretne zadanie, zamiast tylko odłożyć dokument do archiwum.
Przeczytaj również
Źródła i dalsza lektura
O zakresie ochrony decydują warunki konkretnej umowy. Przykłady modelowe ilustrują sposób analizy; nie opisują rzeczywistych spraw klientów.
Zobacz także: Poznajemy firmę — poznaj podejście BTLA Broker.
BTLA Broker / porozmawiajmy
Sprawdź ochronę swojej firmy.
Napisz, czego dotyczy Twoja sytuacja. Wskaż rodzaj działalności i temat, który chcesz omówić.
