Najważniejsze
Po zalaniu, pożarze lub uszkodzeniu urządzenia najtrudniej działać spokojnie. Warto wcześniej ustalić prosty podział ról: bezpieczeństwo, kontakt z ubezpieczycielem, dokumentowanie oraz organizacja dalszej pracy.
Najpierw ludzie i ograniczenie zagrożenia
Stosuj procedury bezpieczeństwa obiektu i polecenia odpowiednich służb. Nie wchodź do niebezpiecznej strefy, żeby wykonać zdjęcia. Odłączenie instalacji, ocenę konstrukcji czy ponowne uruchomienie urządzenia powierz osobom posiadającym właściwe kompetencje.
Jeżeli sytuacja wymaga natychmiastowych działań ograniczających szkodę, dokumentuj ich przyczynę, zakres i koszt w dostępnym, bezpiecznym stopniu. Nie odkładaj pilnego zabezpieczenia tylko dlatego, że nie przyjechał jeszcze rzeczoznawca.
Zgłoś zdarzenie i zapisz ustalenia
Odszukaj właściwą polisę, sprawdź tryb i terminy zgłoszenia oraz zawiadom ubezpieczyciela. Powiadom też brokera, jeśli uczestniczy w obsłudze. Zachowaj numer sprawy i potwierdzenie zgłoszenia. Nie przyjmuj jednego terminu jako obowiązującego we wszystkich umowach.
Oddziel informacje potwierdzone od przypuszczeń. Zapis „zalanie zauważono o 7:10” jest czym innym niż stwierdzenie, kto zawinił. Jeśli przyczyna wymaga ekspertyzy, zaznacz to. Uzupełniaj ustalenia w miarę napływu dowodów.
Przykład modelowy: mokry magazyn
Zespół przenosi nieuszkodzony towar, zabezpiecza strefę i sporządza listę partii. Uszkodzone opakowania fotografuje razem z oznaczeniem produktu. Przed utylizacją uzgadnia z ubezpieczycielem sposób oględzin lub zabezpieczenia dowodów, chyba że przepisy albo bezpieczeństwo wymagają pilnego działania. W takim przypadku szczególnie ważna jest dokumentacja konieczności i zakresu prac.
Folder szkody powinien zawierać
- Chronologię zdarzeń i dane osób uczestniczących w działaniach.
- Zdjęcia ogólne, szczegóły oraz identyfikatory uszkodzonego mienia.
- Protokoły służb, serwisu i oględzin, jeśli powstały.
- Wykaz strat z dokumentami zakupu, wartości lub kosztów odtworzenia.
- Koszty zabezpieczenia i napraw z opisem związku ze zdarzeniem.
- Korespondencję oraz listę dokumentów jeszcze oczekujących na uzupełnienie.
Wyznacz jednego koordynatora informacji
Niech odpowiada za spójny wykaz dokumentów i pilnuje uzgodnień. Nie musi sam wykonywać wycen ani ustalać odpowiedzialności. Jego zadaniem jest dopilnować, by faktura od wykonawcy, protokół techniczny i opis szkody dotyczyły tych samych prac. Na końcu zanotuj, co w procedurze zadziałało, a co należy poprawić przed następnym zdarzeniem.
Przeczytaj również
Źródła i dalsza lektura
O zakresie ochrony decydują warunki konkretnej umowy. Przykłady modelowe ilustrują sposób analizy; nie opisują rzeczywistych spraw klientów.
Zobacz także: Zostajemy w kontakcie — poznaj podejście BTLA Broker.
BTLA Broker / porozmawiajmy
Sprawdź ochronę swojej firmy.
Napisz, czego dotyczy Twoja sytuacja. Wskaż rodzaj działalności i temat, który chcesz omówić.
